Obcokrajowcy, którzy decydują się na pobyt w Holandii, mają obowiązek zarejestrowania się w Podstawowym Rejestrze Osób. Niezależnie od długości planowanego pobytu, muszą więc udać się do najbliższego urzędu gminy. Najlepiej, jeśli dopełnią tej formalności w ciągu pięciu dni, licząc od pierwszego dnia pobytu w Holandii.
Basisregistratie Personen (BRP), czyli inaczej Podstawowy Rejestr Osób, zawiera dane osobowe mieszkańców Holandii oraz osób, które opuściły Holandię. Osoby przebywające w Holandii krócej, niż 4 miesiące, również mogą być wpisane do rejestru BRP, jako nierezydenci. Na przykład dlatego, że czasowo studiują lub pracują w Holandii.
Dane osobowe obywateli (i rezydentów) zawarte w rejestrze BRP, przechowują gminy. Oznacza to, że w gminie dokonuje się wpisu dotyczącego np. zawarcia małżeństwa, narodzin dziecka, ale także zameldowania. Jeżeli dana osoba przeprowadza się do innej gminy, także jej dane przenoszone są do nowej gminy.
W przypadku, gdy ktoś przeprowadza się za granicę, jego wykaz danych osobowych przenoszony jest do części rejestru dla nierezydentów, zwanej również rejestrem RNI. Osoby, które planują w Holandii pobyt krótszy, niż 4 miesiące, mogą zarejestrować się jako nierezydenci w rejestrze RNI. Rejestracja ta ma znaczenie dla osób, które tymczasowo pracują lub studiują w Holandii. Do wykonywania tych czynności potrzebny jest bowiem numer identyfikacyjny BSN, który nadawany jest podczas dokonywania pierwszego wpisu do rejestru BPR lub NRI.
Jeśli mieszkasz w Holandii
Jak wspomniano wcześniej, każdy, kto mieszka w Holandii dłużej, niż 4 miesiące, musi zarejestrować się jako rezydent w rejestrze BRP. W gminie musi zarejestrować się pod stałym adresem. Jeśli nie posiada stałego miejsca zamieszkania, musi zarejestrować się pod adresem korespondencyjnym (np. osoby przebywające w zamkniętych instytucjach).
Formalności tej należy dopełnić w ciągu pięciu dni, licząc od pierwszego dnia pobytu w Holandii. Jeżeli do Holandii przyjechała także rodzina (partner, dzieci), także i ona musi pojawić się w urzędzie gminy. Podczas rejestracji zostanie wam przyznany numer identyfikacji obywatela – BSN, którego będziecie potrzebowali przy każdym kontakcie z instytucjami rządowymi (np. przy podatkach czy korzystaniu z opieki zdrowotnej).
Pobyt poniżej 4 miesięcy
Jeżeli nie mieszkasz jeszcze w Holandii, albo mieszkasz tu krócej, niż 4 miesiące, możesz zarejestrować się w rejestrze BRP jako nierezydent, podając swój adres w innym kraju. Jest to tzw. rejestr RNI, o którym wspominaliśmy już wyżej. Podczas rejestracji zostanie ci przyznany numer identyfikacyjny BSN.
Dokumenty i proces rejestracji
Dokonanie wpisu do rejestru BRP (lub NRI), wymaga wcześniejszego umówienia się w gminie na konkretny termin. W zależności od opcji, które udostępnia twój urząd gminy, wizytę taką umawiasz przez Internet, telefonicznie lub osobiście. Jeżeli nie znasz języka, zgłoś potrzebę uczestniczenia w spotkaniu tłumacza.
Aby móc się zarejestrować musisz zabrać ze sobą ważny dokument tożsamości, np. paszport, dokument potwierdzający adres zamieszkania poza Holandią oraz dokument potwierdzający adres zamieszkania w Holandii (np. umowę kupna/wynajmu nieruchomości w Holandii). Ważne: dokumenty tożsamości musisz zabrać dla każdej osoby, którą będziesz wpisywał do rejestru. Jeśli mieszkasz u kogoś, poproś właściciela nieruchomości o przygotowanie i podpisania stosownego oświadczenia.
Zabierz ze sobą także wszystkie akty urodzenia (twoje, partnera, dzieci) oraz ewentualne akty ślubu, przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego (lub wystawione na dokumentach międzynarodowych).
Po skontrolowaniu dokumentów, urzędnik gminy automatycznie przejdzie do procesu rejestracji, często zadając przy tym pytania pomocnicze. Mogą one dotyczyć m.in. długości planowanego w Holandii pobytu, czy potwierdzenia danych z przedstawionych dokumentów. Jeśli wszystkie dane się zgadzają, zostaje nadany numer identyfikacyjny BSN. Wydawany jest także odpis, który potwierdza dane wprowadzone do rejestru BRP.
Sprawdź, czy wprowadzone dane zgodne są ze stanem faktycznym. Jeśli okaże się, że twoje dane osobowe w rejestrze BRP są niewłaściwe lub niepełne, możesz wystąpić o zmianę ich. Musisz wtedy przynieść na spotkanie dane potwierdzające i swój dokument tożsamości. Dane potwierdzające, to inaczej wszelkie papiery, które potwierdzają, że wprowadzone dane osobowe nie zgadzają się. Za dane potwierdzające możemy uznać na przykład akt urodzenia, czy akt ślubu.
Zmiana miejsca zamieszkania
Każdy, kto zmienia miejsce zamieszkania w Holandii, wiążące się z przeprowadzką do innej gminy, zobowiązany jest do dokonania wpisu do rejestru w nowej gminie. Za wypisanie z poprzedniej gminy odpowiada gmina, którą opuszczasz.
Również zmianę adresu zamieszkania w ramach jednej gminy musisz podać. Często można tego dokonać za pośrednictwem Internetu.
Czy możliwe jest niedokonanie wpisu do rejestru?
Tak, ale są to przypadki szczególne. Na przykład wtedy, kiedy z określonych przyczyn nie jest możliwe ustalenie tożsamości danej osoby. Albo kiedy z danych wynika, że ta osoba jest już zarejestrowana.
Kiedy muszę wypisać się z rejestru BRP?
Jako rezydent musisz się wyrejestrować z rejestru BRP wtedy, kiedy przebywasz poza granicami Holandii ponad 8 miesięcy w roku (okres ten nie musi następować bezpośrednio po sobie). Powinieneś tego dokonać nawet wtedy, kiedy zatrzymasz w Holandii swój dom.
Wyrejestrowania musisz dokonać osobiście, na 5 dni przed datą wyjazdu (weekendy i święta nie wliczają się do tego terminu).
